Zeitplanung

Bei der Frage nach dem richtigen Zeitpunkt steht der Wochentag an erster Stelle. Ein Abend vor einem Werktag lässt viele interessierte Besucher auf die Veranstaltung verzichten.

Ein Freitag birgt das Problem, das einige nach der Arbeit sich das nicht an tun wollen aber birgt den Vorteil das viele mögliche Besucher am Samstag frei haben und dadurch kommen.

Zudem sollte man sich über alle großen Veranstaltungen im Umfeld der geplanten Veranstaltung im Klaren sein, um eine Zeitgleichheit zu vermeiden. Große Fußballspiele oder Konzerte bekannter Popgruppen werden das Publikum eher anziehen als eine Bauchtanzshow, selbst der gehobenen Klasse, wenn nicht die Gäste eine geschlossene Gesellschaft bilden.

Mit zum Thema Zeitplanung gehört der Rahmen der Uhrzeit. Eine Abendveranstaltung bringt möglicherweise berufstätige Gäste, eine Nachmittagsveranstaltung meist die Hausfrauen verschiedener Bauchtanzkurse der Umgebung.

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Raumplanung

Die Raumplanung beginnt mit dem optimalen Saal. Der Saal ist immer dann optimal, wenn alle Zuschauer Platz finden und kaum leere Raumteile bleiben. Das bedeutet man soll sich möglichst genau informieren wie viele Besucher zu erwarten sind.

Wenn der Saal feststeht kommen die Planungen der Ausgaben. Miete für den Saal und auch die Frage der Rüstzeitmiete. Dies sind Kosten für die Miete, wenn der Aufbau und der Abbau der Veranstaltung je einen Tag beansprucht und damit die Miete höher wird.

Auch mit in diese Kosten fallen die Mieten für Technische Geräte und technisches Bedienungspersonal. Kann die Veranstaltung also mit einer eigenen Soundanlage abgehalten werden oder muss ab einer entsprechenden Saalgröße eine Mietanlage aufgestellt werden, möglicherweise noch mit Bühnenlautsprechern.

Die Planung der Einnahmen nehme ich auch in diesen Bereich weil die Umstände sehr eng beieinander liegen und somit zusammen bewertet werden müssen.

Eintrittskarten können im Vorverkauf eine Auslastung des Raumes oder Saales zeigen und ein Indiz für die Abdeckung der Kosten anzeigen, machen aber wieder eigene Kosten. Nur Eintritt zu verlangen heißt am Abend noch nicht einschätzen zu können, wieweit sich eine Kostenrechnung ergeben wird, die auch einen Gewinn ergibt.

Auch bei der Frage ob mit dem Eintritt ein Essen und zwei oder drei Getränke mitgekauft wurden, kann über die Zuschauerzahlen entscheiden.

Verbunden mit dem Saal ist die Frage nach dem Essen zur Veranstaltung. Viele Gasthöfe oder Restaurantbetreiber übernehmen Essen und Getränke und lassen bei einer Saalmiete empfindlich nach. Bei eigener Versorgung kommen meist weitere Kosten hinzu.

Musikwahl

Die Musikwahl teilt sich einmal in live Musik und zum Anderen in CD bzw digitale Medien.

Auf alle Fälle klingt es attraktiver, wenn bei Auftritten modernere Stücke enthalten sind und eine Show nicht nur auf Standartmusik aufgebaut ist.

Für technische Pannen soll man sich allerdings eine Reservemusik mitnehmen. Weder die Musik noch eine einzelne Tanzdarbietung sollen 15 Minuten übersteigen. Dies lässt den Zuschauer rascher ermüden und den Eindruck entstehen, nicht spannend unterhalten worden zu sein. Besonders bei Personen die den Tanz nicht fachlich kennen und daher nur Zusehen wollen, ihnen soll man einerseits etwas zu sehen geben und andererseits eine Erholungspause zwischen den Darbietungen gönnen.

Bei Auftritten in Restaurants sollte die Musikauswahl abwechslungsreich und flexibel gestaltet sein.

Wer selber zusammengestellte CD verwenden, die er / sie auch noch selber gebrannt hat, muss die Originalversion jedes Liedes aus urheberrechtlicher Sicht immer mitgenommen werden. Mit der Originalversion kann man nachweisen, die Verwendung bezahlt zu haben und keine Raubkopien zu verwenden. Dies ersetzt nicht die AKM / Gema Anmeldung. Als Begründung für die selbstgebrannte CD kann angegeben nicht für jeden Tanz die CD wechseln zu müssen.

In Restaurants sind musikalische Abwechslung und flexible Tänze immer ein Publikumsmagnet.

Nicht vergessen die Anmeldung der Veranstaltung bei der AKM (GEMA), dazu folgende Informationen :

Urheberrechte, MP3 Musik und Öffentlichkeit Quelle AKM Information weitere Informationen auf der Homepage von AKM

Für meine deutschen Besucher www.gema.de, selbst gebrannte CD (GEMA-Info)